LEAR se imenuje u fazi validacije pravne osobe koja sudjeluje u provedbi projekta, provodi ju Središnja služba za validaciju Europske komisije (Central Validation Service) nakon što je projektni prijedlog programa Obzor Europa odabran za financiranje. LEAR-om može biti imenovan samo jedan zaposlenik pravne osobe koja sudjeluje u projektu, a najčešće su to osobe koje rade u administrativnoj službi. 

Glavna zaduženja LEAR-a su:
1. pregled nad svim projektnim prijedlozima/ugovorenim projektima/ugovorima u kojima sudjeluje njegova organizacija
2. upravljanje svim pravnim i financijskim informacijama njegove organizacije
3. upravljanje pristupnim pravima na razini njegove organizacije
4. imenovanja osoba koje su zadužene za potpisivanje ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava (Legal Signatories - LSIGNs) te zahtjeva za povratom/fakturama (Financial Signatories - FSIGNs).

Postupak imenovanja LEAR-a sastoji se od dva koraka:
1. identificiranje osobe u organizaciji koja će biti imenovana LEAR-om te zakonskog zastupnika organizacije koji će ju imenovati
2. unošenje u Participant Register ime i kontaktne informacije LEAR-a te zakonskog zastupnika organizacije koji će imenovati LEAR-a.

Samo imenovanje LEAR-a inicira Središnja služba za validaciju koja kontaktira osobu koja je inicijalno registrirala organizaciju kroz Participant Register portala Funding&Tenders, odnosno Self-registrant-a. Self-registrant, u okviru svoga profila na portalu Funding&Tenders, odabire opciju My Organizations > Actions > Modify Organisation kako bi imenovao LEAR-a svoje organizacije.

Sustav Participant Register će potom generirati sljedeće dokumente koje potpisuje zakonski zastupnik organizacije: 
• LEAR appointment letter and LEAR roles and duties
• Declaration of Consent to the EU Funding and Tenders portal Terms and Conditions.

Sustav će zatim automatski provjeriti postojanje EU Login računa za LEAR-a (adresa e-pošte, ime i prezime). U slučaju nedosljednosti, sustav će upozoriti na iste. Ukoliko LEAR ne posjeduje EU Login račun, sustav će ga početi stvarati te će od LEAR-a biti zatraženo (putem e-pošte) da ga dovrši. Postupak imenovanja bit će blokiran dok se EU Login račun ne kreira.

Pravni zastupnik organizacije zatim će morati:
• datirati, potpisati i pečatirati Lear appointment letter and LEAR roles and duties (dokument mora biti potpisan plavom tintom)
• pročitati Portal Terms and Conditions te
• datirati, potpisati i pečatirati Declaration of Consent to the EU Funding and Tenders portal Terms and Conditions (dokument mora također biti potpisan plavom tintom).

Nakon potpisivanja potrebnih dokumenta, potrebno je učitati sljedeće dokumente u Participant Register:
• Lear appointment letter and LEAR roles and duties (datiran, pečatiran i potpisan od strane pravnog zastupnika organizacije)
• Declaration of Consent to the EU Funding and Tenders portal Terms and Conditions (datiran, pečatiran i potpisan od strane pravnog zastupnika organizacije)
• kopije službenih i valjanih dokaza o identitetu (osobna iskaznica ili putovnica) s fotografijom i potpisom pravnog zastupnika organizacije i novoimenovanog LEAR-a
• dokument koji dokazuje ovlasti zakonskog zastupnika, odnosno njegovu ulogu/funkciju kao zakonskog zastupnika. 

Izvornike svih učitanih dokumenata potrebno je čuvati u originalu kako bi isti bili dostupni u slučaju kontrola, provjera ili revizija. S obzirom na to da je registracija u Participant Register-u važeća za sve buduće prijave na natječaje na koje će se organizacija prijaviti, originali se moraju čuvati trajno, sve dok postoji registracija na portalu Funding&Tenders. 

Nakon zaprimanja ranije navedenih dokumenata te nakon što je PIC broj organizacije potvrđen,  Središnja služba za validaciju potvrdit će imenovanje LEAR-a u Participant Register-u.

Posljednji korak u postupku imenovanja LEAR-a aktiviranje je korisničkog računa novoimenovanog LEAR-a.

Nakon provjere valjanosti, LEAR račun može se aktivirati na sljedeće načine:
• slijedeći upute koje su zaprimljene e-poštom
• pomoću PIN koda za aktivaciju računa koji će biti poslan LEAR-u e-poštom ili SMS-om ako je naveden LEAR-ov broj mobilnog telefona.

Ako naiđete na bilo kakve probleme s imenovanjem LEAR-a, možete se obratiti Središnjoj službi za validaciju putem funkcije Portal Messaging Facility (My Organisations > Actions> Modify Organisation).

Ažuriranje podataka LEAR-a

Ako prethodno validiran LEAR promijeni svoju adresu elektroničke pošte treba obavijestiti Središnju službu za validaciju putem funkcije Portal Messaging Facility (My Organisations > Actions> Modify Organisation) kako bi dobio daljnje upute za promjenu svoje adrese.

Imenovanje novog LEAR-a 

Procedura imenovanja novog LEAR-a jednaka je kao i pri prvom imenovanju te je potrebno pratiti prethodno opisane korake. Međutim, trenutačni LEAR može imenovati novog LEAR-a samo ako je ujedno imenovan kao Account administrator za PIC broj organizacije. Preporuka je da se novi LEAR organizacije imenuje ujedno i kao Account administrator te organizacija može imati nekoliko imenovanih Account administratora. Sama izmjena LEAR-a odvija se u okviru Participant Register-a, gdje se odabire mogućnost Replace LEAR te se unose kontaktni podaci novoimenovane osobe.

Dodatno, Europska komisija razvila je i alat za oporavak korisničkog računa LEAR-a - LEAR recovery wizard. Alat je predviđen za situacije kada je LEAR napustio organizaciju te se ne može pristupiti njegovom korisničkom profilu. LEAR recovery wizardu-u se pristupa putem poveznice te je potrebno upisati PIC broj organizacije kako bi se pokrenuo postupak. Međutim, ova mogućnost predviđena je samo za organizacije koje imaju validiran status i kada ne postoji prethodni zahtjev za oporavak korisničkog računa LEAR-a.