Troškovi osoblja

Troškovi osoblja često čine najveći dio troškova u projektima programa Obzor Europa. Prilikom prijavljivanja troškova osoblja mora se poštovati niz pravila koja su navedena u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava (Ugovor) te objašnjena u modelu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava s pojašnjenjima (AGA). Kako bi provedba projekta tekla bez poteškoća, dobro je upoznati se s relevantnim pravilima već u fazi pripreme projektnog prijedloga.

Kao i kod svih troškova, troškovi osoblja moraju ispunjavati opće kriterije prihvatljivosti troškova koji se mogu naći u članku 6.1 modela ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava s pojašnjenjima.

Opći kriteriji prihvatljivosti troškova su:

Troškovi su stvarno nastali korisniku.
Troškovi su nastali za vrijeme implementacije projekta (iznimka: troškovi završnog izvješća koje se dostavlja u roku od 60 dana od završetka projekta).
Troškovi su navedeni u predviđenom proračunu iz Priloga 2 Ugovora.
Troškovi su nastali u vezi s aktivnostima koje su opisane u Prilogu 1 Ugovora i nužni su za njihovu provedbu.
Troškove je moguće utvrditi i provjeriti, odnosno zabilježeni su u računovodstvenoj evidenciji korisnika u skladu s važećim nacionalnim računovodstvenim propisima te su u skladu s uobičajenom računovodstvenom praksom korisnika i moguće ih je povezati s projektom.
Troškovi su nastali u skladu s primjenjivim nacionalnim zakonodavstvom u području poreza, rada i socijalne sigurnosti.
Troškovi su razumni, opravdani te usklađeni s načelom dobrog financijskog upravljanja, posebno u pogledu ekonomičnosti i učinkovitosti.

Primjenjuju se dodatni posebni zahtjevi, ovisno o kategoriji troškova osoblja (npr. zaposlenici, vlasnici malih i srednjih poduzeća i drugo). Pravila o troškovima osoblja mogu se naći u članku 6.2 modela ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Za sve kategorije troškova osoblja potrebno je dokumentirati vrijeme rada na projektu, na primjer putem mjesečnih deklaracija ili vremenika.

Postoji više mogućnosti za prijavljivanje troškova osoblja, ali je potrebno imati na umu da sve prikazane mogućnosti nisu nužno primjenjive i usklađene s nacionalnim zakonodavstvom države pravnih subjekata koji sudjeluju u projektima programa Obzor Europa. Pravila programa daju okvir za prihvatljivost svih troškova, uključujući i troškove osoblja, no ključno je u primjeni ponuđenih mogućnosti držati se nacionalnog zakonodavstva. Mogućnosti tj. kategorije troškova osoblja koje se u programu Obzor Europa nude su sljedeće:

• A.1 troškovi osoblja koje radi na temelju ugovora o radu ili jednakovrijednog akta o imenovanju

• A.2 troškovi osoblja koje radi na temelju izravnog ugovora s korisnikom koji nije ugovor o radu ili jednakovrijedni akt o imenovanju

• A.3 troškovi osoblja koje je uputila treća strana uz naknadu

• A.4 troškovi vlasnika (osnivača, članova društva) malih i srednjih poduzeća koji ne primaju plaću i korisnika koji su fizičke osobe koje ne primaju plaću.

Sve navedene kategorije troškova osoblja će biti detaljnije objašnjene.

A.1 Troškovi osoba koje imaju ugovor o radu

Troškovi osoblja za zaposlenike najčešća su kategorija troškova osoblja u praksi (čl. 6.2.A.1 Ugovora). Ta se kategorija odnosi na osobe koje imaju ugovor o radu ili jednakovrijedan akt o imenovanju (npr. državni/ javni dužnosnici). Pritom se u tu kategoriju troškova prijavljuju troškovi svih osoba koje imaju ugovor o radu s korisnikom, bez obzira na trajanje ugovora o radu (određeno ili neodređeno), ili na postotak radnog vremena naveden u ugovoru o radu (puno ili nepuno radno vrijeme).

Prilikom pripreme projektne prijave potrebno je procijeniti troškove projekta, odnosno predvidjeti ukupno vrijeme rada potrebno za provedbu projekta sukladno planiranim aktivnostima navedenima u projektnoj prijavi. Mjerna jedinica za vrijeme rada je person month te se odnosi na posao koji jedna osoba obavi u mjesec dana ako radi puno radno vrijeme na poslovima projekta za poslodavca. U fazi projektne prijave iznos person monthračuna se na temelju povijesnih podataka o plaćama, odnosno tako da se ukupni godišnji iznos prihvatljivih isplata za pojedinog djelatnika (annual personnel costs for the person) podijeli s 12 mjeseci. Pri izračunu predlaže se uzeti u obzir potencijalna povećanja plaća i napredovanja djelatnika tijekom trajanja projekta.

Prihvatljive isplate zaposlenicima obuhvaćaju osnovnu plaću (tzv. bruto 2) i sve naknade i dodatke koji se isplaćuju u skladu s nacionalnim zakonodavstvom, kolektivnim ugovorom te ugovorom o radu ili jednakovrijednim aktom o imenovanju, što može obuhvaćati i naknade za prijevoz, topli obrok, regres, božićnicu i ostale komponente. Proizvoljni bonusi (arbitrary bonuses) ne smatraju se prihvatljivim dijelom troška osoblja kao što su bonusi koji nisu temeljeni na objektivnim kriterijima, bonusi koji se isplaćuju prema odluci rukovoditelja ako je preostalo sredstava ili bonusi ovisni o raspodjeli dobiti u obliku dividende ili temeljeni na komercijalnim ciljevima.

Računanje troška osoblja za financijsko izvještavanje radi se tako da se broj dana odrađenih na projektu u izvještajnom razdoblju pomnoži s dnevnim iznosom (daily rate). Dani ili ekvivalenti dana moraju biti dokumentirani u mjesečnim deklaracijama ili vremenicima.

Izračun dnevnih iznosa za troškove osoblja u odnosu na satnicu iz programa Obzor 2020. jedna je od najvećih promjena financijskih pravila u odnosu na prethodni program. Ta je odredba fiksna za većinu programa u novom programskom razdoblju, čime se žele ujednačiti pravila između programa.

Dnevni iznos računa se tako da se ukupni trošak za osobu u izvještajnom razdoblju (prihvatljive isplate koje obuhvaćaju bruto 2 i sve naknade i dodatke navedene ranije) podijeli s maksimalnim brojem dana koji se može prijaviti na projekt unutar izvještajnog razdoblja.

Maksimalni broj dana koji se može prijaviti na projekt računa se tako da se broj mjeseci u izvještajnom razdoblju pomnoži s 215/12 i s faktorom rada. Faktor rada iznosi 1 za osobu koja radi puno radno vrijeme, a na primjer 0,5 za osobu koja radi pola radnog vremena. Od maksimalnog broja dana koji se mogu prijaviti na projekt mogu se oduzeti dani provedeni na rodiljnom ili roditeljskom dopustu.

Kako bi se spriječilo dvostruko financiranje, prijavljeni troškovi osoblja po osobi i godini ne smiju premašiti 100 % prihvatljivih troškova osoblja u svim EU-projektima. Pravila uz to zahtijevaju i da prijavljeni broj dana u godini ne prelazi 215.

Primjer 1:

U izvještajnom razdoblju od 1. 1. 2022. do 31. 3. 2023. osoba radi puno radno vrijeme. Izvještajno razdoblje traje 15 mjeseci.

Maksimalni broj dana koje osoba može prijaviti na projekt u tom razdoblju: (15*[215/12])*1 = 268,75 → zaokruženo na 269

NAPOMENA: dobivene brojeve potrebno je zaokružiti na najbližih pola dana.

Primjer 2:

U izvještajnom razdoblju od 1. 1. 2022. do 31. 3. 2023. osoba radi puno radno vrijeme u 2022. godini i pola radnog vremena u 2023.

Odvojeno se računa maksimalni broj dana koji se mogu prijaviti za 2022. i 2023.

12 mjeseci rada u punom radnom vremenu: ([215/12] x 12) x 1.0 = 215

3 mjeseca na pola radnog vremena: ([215/12] x3) x0.5 = 26,875 → zaokruženo na 27

Ukupno: maksimalni broj dana koje osoba može prijaviti na projekt u tom razdoblju: 215 + 27 = 242

Izračun troška osoblja u programu Obzor Europa radi se na razini cijelog izvještajnog razdoblja, a ne na godišnjoj razini kao u prethodnom programu Obzor 2020. To pravilo navedeno je u objašnjenju članka 6.2.A.1 na stranici 50. modela ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava s pojašnjenjima (u verziji dokumenta od 1. travnja 2023.). No u samom tekstu Ugovora (na 25. stranici modela ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava) navedeno je da se trošak osoblja računa na godišnjoj razini. Europska komisija je na sastancima s nacionalnim osobama za kontakt za pravna i financijska pitanja potvrdila da je potrebno računati troškove osoblja samo jednom u izvještajnom razdoblju, prema pravilu navedenom u objašnjenju članka 6.2.A.1 na stranici 50. modela ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava s pojašnjenjima te da je u planu izmjena teksta u modelu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava na način da bude jednak u oba dokumenta.

Naknada koja se temelji na projektima (project based remuneration)

Naknada na temelju projekta je naknada koja je se povećava ako djelatnik sudjeluje u projektima, a sastoji se od osnovne naknade i dodatne isplate za rad na projektu.

Ako dodatna isplata za rad na projektu zadovoljava uvjete navedene u članku 6.A.1 modela ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava s pojašnjenjima, taj se dodatak može prijaviti na projekt kao „project-based remuneration“, najviše do iznosa nacionalne referentne rate.

UVJETI:

Trošak prijavljen na projekt odgovara iznosu stvarno isplaćenom osobi.
Iznos isplaćen osobi ne prelazi naknadu koju bi osoba dobila za rad na sličnim projektima koje financiraju nacionalna tijela (referentna nacionalna rata za projekte/ national projects reference).
Dodatak je određen prema objektivnim kriterijima.
Odražava uobičajenu praksu korisnika.

Naknada koju bi osoba dobila za dodatni rad na nacionalnim projektima treba biti definirana nacionalnim zakonodavstvom, kolektivnim ugovorom ili pisanim internim pravilima korisnika.

Ako takvo što ne postoji ili ako naknada za rad na projektima nije određena prema objektivnim kriterijima, tada će se smatrati da je nacionalna rata za projekte prosječna naknada osobe u zadnjoj kalendarskoj godini koja je pokrivena izvještajnim razdobljem, iz koje je isključen dio naknade isplaćen za rad na EU-projektima.

Da bi se odredilo je li dodatni iznos plaćen za rad na projektu prihvatljiv trošak, prvo je potrebno izračunati nacionalnu referentnu ratu i ukupni dnevni iznos za projekt o kojem je riječ. Najviši prihvatljivi trošak bit će niži od ta dva dnevna iznosa. Ako je dnevni iznos za projekt viši od nacionalne referentne rate za projekte, tada je za izračun troška osoblja potrebno koristiti nacionalnu referentnu ratu za projekte.

Nacionalna referentna rata je teoretski iznos koji pokazuje koliko bi osoba bila plaćena za rad na nacionalnim projektima.

Izračun nacionalne referentne rate:

Izračun dnevnog iznosa projekta:

A.2 Troškovi fizičkih osoba koje rade na temelju izravnog ugovora

Troškovi za fizičke osobe koje rade prema izravnom ugovoru (direct contract) prihvatljivi su ako su zadovoljeni opći uvjeti prihvatljivosti troškova, uz posebne uvjete iz članka 6.2.A.2 Ugovora, koji su objašnjeni niže. Ova kategorija troškova osoblja predviđena je za korisnike koji su partneri (beneficiaries) i povezani subjekti (affiliated entities) radi angažmana samozaposlenih fizičkih osoba (na primjer, određene kategorije konzultanata) koje rade na projektnim aktivnostima korisnika pod sličnim uvjetima kao njihovi zaposlenici, ali na temelju ugovora koji nema obilježja i učinke ugovora o radu. Nije predviđena za zaposlenike korisnika (koji imaju ugovor o radu), vlasnike ili suvlasnike korisnika (ako je riječ o malom i srednjem poduzeću) ili osoblje zaposleno preko agencije za privremeno zapošljavanje.

Posebni uvjeti:

1. fizička osoba mora biti angažirana na temelju:

izravnog ugovora s korisnikom ili
izravnog ugovora sklopljenog između korisnika i pravnog subjekta koji je u 100-postotnom vlasništvu fizičke osobe i koji nema drugog zaposlenika osim fizičke osobe

2. fizička osoba mora obaviti svoj angažman pod radnim uvjetima sličnima radnim uvjetima ostalih zaposlenika korisnika (organizacija i nadzor korisnika nad obavljenim poslom, prisutnost u mjestu obavljanja posla)

3. naknada mora biti temeljena na vremenu, a ne krajnjem rezultatu obavljenog rada

4. rezultati rada (intelektualno vlasništvo) pripadaju korisniku – iznimno mogu pripadati fizičkoj osobi, no korisnik mora zadržati osnovna prava intelektualnog vlasništva kako bi mogao izvršiti predviđene aktivnosti projekta

5. trošak rada fizičke osobe ne smije se značajno razlikovati od troška rada zaposlenika koji obavljaju slične poslove

6. trošak se mora odnositi na naknadu fizičkoj osobi i prihvatljive poreze sukladno nacionalnom zakonodavstvu.

Postavlja se pitanje prepoznaje li zakonodavstvo Republike Hrvatske izravan ugovor (direct contract) u obliku u kojem se definira u modelu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava i što bi takav ugovor u hrvatskom zakonodavstvu uopće bio. Često se ugovor o djelu nastoji upotrijebiti u svrhu angažiranja vanjskih stručnjaka i prijaviti u kategoriji troška osoblja A.2. Iako je moguće angažirati vanjske stručnjake na temelju ugovora o djelu, nastali troškovi ne pripadaju kategoriji troškova osoblja jer ne zadovoljavaju u potpunosti sve navedene posebne uvjete za prihvatljivost troška u kategoriji 6.2.A.2. Nacionalne osobe za kontakt za pravna i financijska pitanja konzultirale su se s kolegama iz Europske komisije o navedenom pitanju (European Commission, DG Research & Innovation, Common Legal Support Service). Naknadu za izvršene usluge osobama koje rade na projektu, a ne pripadaju kategorijama zaposlenika, upućenih osoba, vlasnicima ili suvlasnicima malih i srednjih poduzeća moguće je isplatiti koristeći ugovor o djelu. U tom se slučaju troškovi ugovora o djelu prijavljuju u kategoriji troškova nabave (ostala dobra, radovi ili usluge), iz članka 6.2.C.3 Ugovora, ili ako je riječ o većim ili glavnim aktivnostima projekta u kategoriji podugovaranja (članak 6.2.B). Upotrebu ugovora o djelu Europska komisija razmatrat će od slučaja do slučaja.

Na pitanje mogu li se obrtnici i obrtnici na koje se primjenjuje paušalno oporezivanje smatrati kategorijom A.2 Troškovi fizičkih osoba koje rade na temelju izravnog ugovora, detaljan odgovor možete pronaći u podnaslovu koji se bavi tom temom.

Računanje troška osoba u kategoriji A.2. radi se tako da se broj dana (ili ekvivalenata dana) pomnoži s dnevnim iznosom.

Dnevni iznos određuje se na temelju podataka navedenih u izravnom ugovoru. Ako je u izravnom ugovoru naveden dnevni iznos, taj se iznos koristi. Ako je u izravnom ugovoru navedena satnica, potrebno ju je preračunati u dnevni iznos. Ako su u izravnom ugovoru navedeni ukupni iznos koji će se isplatiti za rad i broj dana rada, tada se dnevni iznos računa tako da se ukupni iznos podijeli s brojem dana. No ako je u izravnom ugovoru naveden ukupni iznos za rad, a pritom nije naveden broj dana, tada se dnevni iznos računa tako da se ukupni iznos podijeli s vremenom trajanja izravnog ugovora. Vrijeme trajanja izravnog ugovora mora biti izraženo kao pro rata od 215 dana u godini.

A.3 Troškovi osoblja koje je uputila treća strana uz naknadu

Troškovi osoblja koja je uputila treća strana prihvatljivi su ako su zadovoljeni opći uvjeti prihvatljivosti troškova, uz posebne uvjete iz članka 6.2.A.3 Ugovora, koji su objašnjeni niže. Upućeno osoblje odnosi se na privremeno upućivanje zaposlenika iz određene institucije (treće strane) korisniku projekta. Upućeni zaposlenik je i dalje zaposlenik institucije koja ga upućuje i isplaćuje mu plaću, ali zaposlenik određeno vrijeme radi za korisnika na projektu kojem je na raspolaganju u skladu s ugovorom između dviju institucija. U ovu se kategoriju ne prijavljuju troškovi osoba koje se zapošljavaju putem agencija za privremeno zapošljavanje te se takav trošak može prijaviti u kategoriji trošak nabave (potkategorija ostala dobra, radovi ili usluge), iz članka 6.2.C.3 Ugovora, ili ako je riječ o većim ili glavnim aktivnostima projekta u kategoriji podugovaranja (članak 6.2.B).

Posebni uvjeti:

1. fizička osoba mora biti angažirana na temelju ugovora o upućivanju s poslodavcem fizičke osobe

3. naknada mora biti temeljena na vremenu, a ne krajnjem rezultatu obavljenog rada

5. trošak rada fizičke osobe ne smije se značajno razlikovati od troška rada zaposlenika koji obavljaju slične poslove

6. trošak se mora odnositi na naknadu fizičkoj osobi i prihvatljive poreze sukladno nacionalnom zakonodavstvu.

U ovu se kategoriju ne prijavljuju troškovi osoblja koje treća strana uputi korisniku za obavljanje zadataka unutar projekta besplatno (in-kind contributions for free), no ti su troškovi prihvatljivi kao troškovi korisnika pod kategorijom A.1.

Sukladno članku 6.2.A.3. Ugovora, ugovor o upućivanju trebao bi detaljno navesti uvjete upućivanja kao što su opis poslova, naknada jednog pravnog subjekta drugome, trajanje upućivanja i lokacija rada upućene osobe.

Računanje troška osoba u kategoriji A.3. radi se tako da se broj dana (ili ekvivalenata dana) pomnoži s dnevnim iznosom.

Dnevni iznos određuje se na temelju podataka navedenih u ugovoru o upućivanju. Ako je u ugovoru naveden dnevni iznos, taj se iznos koristi. Ako je u ugovoru navedena satnica, potrebno ju je preračunati u dnevni iznos. Ako su u ugovoru navedeni ukupni iznos koji će se isplatiti za rad i broj dana rada, tada se dnevni iznos računa tako da se ukupni iznos podijeli s brojem dana. No ako je u ugovoru naveden ukupni iznos za rad, a pritom nije naveden broj dana, tada se dnevni iznos računa tako da se ukupni iznos podijeli s vremenom trajanja izravnog ugovora. Vrijeme trajanja izravnog ugovora mora biti izraženo kao pro rata od 215 dana u godini.

A.4 Troškovi za vlasnike malih i srednjih poduzeća ili korisnike koji su fizičke osobe

Ova je kategorija predviđena za prijavljivanje troškova rada vlasnika malih ili srednjih poduzeća koji ne primaju plaću i za prijavljivanje troškova rada korisnika koji su fizičke osobe koje ne primaju plaću. Navedeni troškovi prihvatljivi su ako su zadovoljeni opći uvjeti prihvatljivosti troškova, uz posebne uvjete iz članka 6.2.A.4 Ugovora, koji su objašnjeni niže.

Uvjet da bi se trošak rada vlasnika ili suvlasnika (neovisno o postotku suvlasničkog udjela) korisnika koje je malo ili srednje poduzeće mogao prijaviti u ovoj kategoriji takav je da osoba nema ugovor o radu s korisnikom. Naknada za rad takvoj osobi može se temeljiti na udjelu u dobiti ili bilo kojem drugom načinu određivanja naknade, a da nije riječ o plaći isplaćenoj na temelju ugovora o radu. Ova kategorija nije predviđena za vlasnike malih ili srednjih poduzeća koji primaju plaću i u službenim se evidencijama vode kao zaposlenici, osim ako se može dokazati da se njihova plaća isplaćuje samo za upravljanje/ vođenje poduzeća.

Uvjet da bi se trošak rada fizičke osobe mogao prijaviti u ovu kategoriju je da je riječ o korisniku koji je fizička osoba i kao takva registrirana na portalu Funding & Tenders te potpisuje ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava u svoje ime, a ne u ime pravne osobe.

Računanje troška osoba u kategoriji A.4. radi se tako da se broj dana (ili ekvivalenata dana) pomnoži s dnevnim iznosom. Dnevni iznos se za ovu kategoriju prijavljuje kao jedinični trošak određen u Odluci Europske Komisije od 20.10.2020. te je to pravilo dodatno objašnjeno u Prilogu 2a Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Iznos po jedinici (dnevni iznos): izračunava se prema sljedećoj formuli:

Korekcijski koeficijenti za pojedine zemlje mogu se naći u u Programu rada za djelovanja Marie Skłodowska-Curie, koji je na snazi u trenutku objave natječaja. Za prijavitelje iz Republike Hrvatske za natječaje objavljene u 2023. i 2024. godini prema Programu rada za djelovanja Marie Skłodowska-Curie za 2023./2024. vrijedi koeficijent 75,5 %.

Vremenici

U programu Obzor Europa postoji obveza vođenja evidencije utrošenog broja dana na projektu za sve kategorije troškova osoblja. Ta se evidencija može voditi putem mjesečne izjave, putem vremenika ili nekog drugog sustava bilježenja radnog vremena ako zadovoljava minimalne uvjete koje je propisala Europska komisija. Dobra je vijest da više ne postoji obveza ispunjavanja vremenika na dnevnoj bazi, nego je vremenik ili mjesečnu deklaraciju potrebno ispuniti i potpisati jedanput na mjesec.

Da bi zadovoljila minimalne uvjete koje je propisala Europska komisija, u mjesečnu deklaraciju potrebno je upisati sljedeće podatke: ime i prezime osobe koja radi na projektu, ime korisnika, kategoriju troška osoblja, godinu, akronim projekta i broj dana rada na projektu u pojedinom mjesecu, radne pakete na kojima je rad odrađen te datum i potpis osobe i nadređene osobe.

Ako korisnici imaju razvijene sustave za vođenje evidencije radnog vremena koji se temelje na satima (kao što su vremenici), mogu ih nastaviti koristiti jer će Komisija prihvaćati i takve dokumente ako sadrže potrebne informacije. Minimalni podaci koji trebaju biti navedeni u evidenciji vremena su: ime i prezime osobe koja radi na projektu, ime korisnika, kategorija troška osoblja, godina, akronim projekta i broj dana ili sati rada na projektu u pojedinom mjesecu te radni paketi na kojima je rad odrađen, uz potpis osobe i nadređene osobe. Na kraju izvještajnog razdoblja, pri izračunu broja dana u pripremi financijskih izvještaja potrebno je preračunati broj sati u broj dana, prema sljedećoj formuli:

Rezultat se mora zaokružiti na najbližu polovicu dana (primjer zaokruživanja u tablici niže). Zaokruživanje se radi samo jednom, pri pripremi financijskog izvješća.

Pravila za dokumentiranje vremena rada na projektu opisana su u članku 20. dokumenta model ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava s pojašnjenjima. Na 179. stranici istog dokumenta (u verziji od 1. travnja 2023.) nalazi se poveznica na predložak mjesečne izjave o danima provedenim na projektu (a monthly declaration on days spent for the action).