Uloge i pravo pristupa na portalu Funding&Tenders ograničavaju informacije koje korisnik može koristiti i aktivnosti koje može izvršavati pa tako, primjerice, samo koordinator može izbrisati nacrt projektne prijave. Pravo pristupa povezano je s ulogama korisnika u personaliziranom području portala Funding&Tenders (My Area) koje su pak povezane s njihovim funkcijama unutar organizacije ili s određenim projektom te njihovim imenovanjem od strane LEAR-a organizacije (ili druge ovlaštene osobe).

Uloge su podijeljene u dvije glavne kategorije:

• uloge na razini organizacije - povezane su s cijelom organizacijom i njezinim podacima, ali bez pristupa projektima
• uloge na razini projekta - definiraju se u projektnom prijedlogu, a potom prenose u projekt/ugovor nakon potpisivanja istoga

Korisnik može imati više uloga istovremeno, a većinu uloga mogu slobodno dodijeliti i njima upravljati sami korisnici ili njihova organizacija prema vlastitim potrebama. Sva prava pristupa na portalu Funding&Tenders povezana su s korisničkim EU Login računom.

Uloge na razini organizacije

Uloge na razini organizacije mogu biti:

1. Self-registrant – privremena uloga osobe koja je registrirala organizaciju. Self-registrant može ažurirati informacije o organizaciji dok nije imenovan LEAR, imenovati LEAR-a u Participant Register-u i/ili imenovati dodatne Self-registrant-e. U trenutku kada se imenuje LEAR, uloga Self-registrant-a postaje suvišna s obzirom na to da LEAR preuzima njegove ovlasti.
2. LEAR – više o LEAR-u nalazi se ovdje
3. Account administrator – osoba koja ima uvid u podatke organizacije i može ih ažurirati, u projekte i projektne prijedloge organizacije te uloge u organizaciji. Account administrator-a imenuje LEAR, a na razini organizacije ih može biti nekoliko.
4. Legal Signatory (LSIGN) - osoba koja ima uvid u podatke organizacije, projekte i projektne prijedloge te uloge u organizaciji. Legal Signatory-ja imenuje/opoziva LEAR ili Account Administrator, a jedna organizacija može imati nekoliko LSIGN-a, zavisno od unutrašnje strukture organizacije. LSIGN na razini organizacije nema ovlasti, no ako je dodijeljen određenom projektu postaje Project Legal Signatory (PLSIGN) kada mu se određena prava aktiviraju.
5.  Financial Signatory (FSIGN) - osoba koja ima uvid u podatke organizacije, projekte organizacije i projektne prijedloge te uloge u organizaciji. Financial Signatory-ja imenuje/opoziva LEAR ili Account Administrator, a jedna organizacija može imati nekoliko FSIGN-a, zavisno od unutrašnje strukture organizacije. FSIGN na razini organizacije nema ovlasti, no ako je dodijeljen određenom projektu postaje Project Financial Signatory (PFSIGN) kada mu se određena prava aktiviraju.

Uloge na razini projekta

Uloge na razini projekta mogu biti:

1. Primary Coordinator Contact (PCoCo) – osoba koja stvara prijavu na portalu Funding& Tenders automatski postaje PCoCo i time glavna osoba odgovorna za prijavu projektnog prijedloga. Može podnijeti zahtjeve, izvješća i obavijesti prema tijelima EU-a u ime konzorcija. Postoji samo jedan PCoCo na razini projekta, a imenuje/opoziva ga projektni službenik Europske komisije dodijeljen pojedinom projektu.
2. Coordinator Contact (CoCo) – osoba koja može podnijeti zahtjeve, izvješća i obavijesti prema tijelima EU-a u ime konzorcija. Mogu postojati nekoliko imenovanih CoCo-a, a imenuje/opoziva ih PCoCo.
3. Participant Contact (PaCo) – osobe koje predstavljaju organizaciju u konzorciju, a koja nema ulogu koordinatora u projektu. Može ih biti nekoliko, a imenuje/opoziva ih PCoCo ili CoCo.
4. Task manager (TaMa) – može poduzeti neke ograničene radnje: izrada, ažuriranje i učitavanje dokumenata o sudjelovanju njihove organizacije te nadopunjavanje, izmjena ili brisanje informacija o projektu/ugovoru. Organizacija može imati neograničen broj TaMa-ova.
5. Team Member (TeMe) – ima ograničeno pravo pristupa, uključujući funkcije pretraživanja i read-only funkciju.
6. Project Legal Signatory (PLSIGN) – riječ je o LSIGN-u imenovanom za određeni projekt i ovlašten je, u ime svoje organizacije, potpisati ugovore o dodjeli bespovratnih sredstava, amandmane ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava kao i Declaration of Honour svoje organizacije. PLSIGN-om može biti imenovano nekoliko osoba u organizaciji, a imenuje/opoziva ih PCoCo /CoCo (za koordinatora) ili PaCo (za partnera).
7. Project Financial Signatory (PFSIGN) – riječ je o FSIGN-u imenovanom za točno određeni projekt te je ovlašten potpisivati financijske izvještaje u projektu. PFSIGN-om može biti imenovano nekoliko osoba u organizaciji, a imenuje/opoziva ih PcoCo /CoCo (za koordinatora) ili PaCo (za partnera).

Europska komisija preporuča sljedeću minimalnu konfiguraciju uloga/prava pristupa u konzorciju za određeni projekt:

• Jedan Primary Coordinator Contact (PCoCo)
• Jedan Participant Contact (PaCo)
• Jedan LEAR po organizaciji
• Jedan Project Legal Signatory (PLSIGN) po organizaciji
• Jedan Project Financial Signatory (PFSIGN) po organizaciji.