Priprema ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava ključna je faza koja se odvija nakon što je projektni prijedlog odabran za financiranje. Ova faza traje oko tri mjeseca, a osigurava da se svi uvjeti, prava i obveze dogovore između Europske komisije (ili njezinih provedbenih agencija) i sudionika projekta prije same isplate bespovratnih sredstava. Tijekom cijelog procesa jasna komunikacija između koordinatora projekta, partnera i Europske komisije ključna je za uspješnu pripremu ugovora i rješavanje svih potencijalnih nejasnoća.

Proces uključuje nekoliko faza:

1. Poziv na pripremu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

Nakon što projektni prijedlog prođe evaluaciju, koordinirajuća organizacija prima službeni poziv za početak procesa pripreme ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Poziv uključuje upute, vremenske rokove i potrebne predloške i dokumente za pripremu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

2. Prikupljanje administrativnih informacija

Koordinator i partneri u projektu Europskoj komisiji moraju dostaviti detaljne administrativne i pravne podatke, uključujući:

• pravnu i financijsku validaciju organizacija
• podatke o pravnoj osobi i PDV-u
• detalje o bankovnom računu za primanje bespovratnih sredstava.

3. Finalizacija proračuna

U ovoj fazi proračun projekta se revidira i dovršava, uključujući:

• raspodjelu troškova po različitim radnim paketima i zadacima
• osiguranje da su troškovi prihvatljivi prema pravilima programa Obzor Europa
• usklađivanje proračuna s aktivnostima i isporukama projekta.

4. Etičke i sigurnosne provjere

Ako provedba projekta uključuje osjetljiva ili etička pitanja ( primjerice osobni podaci, okolišni utjecaji, sigurnosne implikacije), provodi se dodatna analiza. To može uključivati:

• rješavanje etičkih pitanja koja su postavljena tijekom evaluacije
• provođenje sigurnosne provjere ako projekt obrađuje osjetljive tehnologije ili informacije
• osiguravanje usklađenosti projekta s relevantnim zakonima i propisima, uključujući zakone o etici i zaštiti podataka.

5. Izrada i potpisivanje ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

Zadnji korak ove faze je izrada i potpisivanje ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Koordinator i Europska komisija elektronički potpisuju ugovor, dok ostali partneri ugovoru pristupaju putem obrazaca za pristupanje (Accession forms).