Priprema proračuna za projekte programa Obzor Europa ključan je korak pripreme projektne prijave. Proračun projektne prijave pokazuje evaluatorima koliko je projekt pažljivo pripremljen i isplaniran. Predloženi proračun mora dati što precizniju procjenu svih troškova koji se smatraju nužnima za provedbu projektnih aktivnosti.

Prilikom pripreme proračuna potrebno je provjeriti prihvatljivost troškova u pozivu za koji pripremate projektni prijedlog. U tekstu svakog poziva naveden je model financiranja koji se koristi: financiranje bazirano na stvarnim troškovima (actual costs), financiranje bazirano na jediničnim troškovima (unit costs) ili jednokratno financiranje (lump sum).

Financiranje bazirano na stvarnim troškovima (actual costs)

Ovaj oblik financiranja najčešći je u većini projekata programa Obzor Europa. Bazira se na stvarnim troškovima koji su nastali u poslovnim knjigama korisnika, a pravila za prihvatljivost troškova su navedena u Modelu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Uvjeti prihvatljivosti troškova su sljedeći: troškovi su stvarno nastali za vrijeme provedbe projekta, navedeni su u predviđenom proračunu projekta, nastali su u vezi s aktivnostima projekta i nužni su za provedbu projekta, moguće ih je utvrditi i provjeriti, zabilježeni su u računovodstvenoj evidenciji korisnika, razumni su i opravdani (te su u skladu s primjenjivim nacionalnim zakonodavstvom u području poreza, rada i socijalne sigurnosti).

Kod ovog oblika financiranja, za sve troškove projekta potrebno je čuvati odgovarajuću prateću dokumentaciju poput računa, ugovora, bankovnih izvoda o nastanku plaćanja, platnih lista i sl., kojom se dokazuje nastanak troška.

Stvarni troškovi mogu biti izravni i neizravni.

Izravni troškovi:

• Troškovi osoblja
• Troškovi podugovaranja
• Troškovi nabave (oprema, troškovi putovanja, nabave roba, radova i usluga)
• Troškovi pružanja financijske potpore trećim stranama

Neizravni troškovi

Neizravni troškovi su troškovi projekta koji se ne mogu izravno povezati s projektom. Računaju se kao 25% od ukupnih prihvatljivih izravnih troškova, isključujući troškove za podugovaranje i financijsku potporu trećim stranama.

Person month

Da bi se procijenili troškovi osoblja na projektu, potrebno je predvidjeti ukupno vrijeme rada potrebno za provedbu projekta sukladno planiranim aktivnostima navedenima u projektnoj prijavi. Mjerna jedinica za vrijeme rada je person month te se odnosi na posao koji jedna osoba obavi u mjesec dana ako radi puno radno vrijeme na poslovima projekta za poslodavca. U  fazi projektne prijave, iznos person month-a računa se temeljem povijesnih podataka o plaćama, odnosno ukupni godišnji iznos prihvatljivih isplata za pojedinog djelatnika podijeli se s 12 mjeseci. Prilikom izračuna predlaže se uzeti u obzir potencijalna povećanja plaća i napredovanja djelatnika. U fazi pripreme financijskih izvještaja, person month računa se na isti način, ali temeljem stvarnih podataka o plaćama u izvještajnom razdoblju.

Financiranje bazirano na jediničnim troškovima (unit costs)

Ovaj oblik financiranja koristi se u nekim dijelovima programa Obzor Europa, ponajviše u djelovanjima Marie Sklodowska – Curie (MSCA). Bazira se na fiksnom iznosu koji je određen za jedinicu troška (na primjer iznos za jedan mjesec rada istraživača), a pravila za prihvatljivost troškova su navedena u Modelu ugovora za jedinične troškove o dodjeli bespovratnih sredstava. Uvjeti prihvatljivosti troškova su sljedeći: jedinice su stvarno nastale za vrijeme provedbe projekta, navedene su u predviđenom proračunu projekta, nužne su za provedbu projekta, moguće ih je utvrditi i provjeriti.

Potrebno je čuvati odgovarajuću prateću dokumentaciju poput ugovora, bankovnih izvoda o nastanku plaćanja, platnih lista i sl., kojom se dokazuje nastanak jedinica prema kojima se računa iznos.

Jednokratno financiranje (lump sum).

Jednokratno financiranje je model koji se planira koristiti sve više u programu Obzor Europa. Radi se o modelu financiranja u kojem se iznos projekta i pojedinih radnih paketa dogovara unaprijed, a uvjet za isplatu sredstava je završen radni paket, te nema financijskog izvještavanja. Pravila za prihvatljivost troškova su navedena u Modelu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava za jednokratno financiranje. Uvjeti prihvatljivosti troškova su da je pojedini radni paket završen, i da je iznos naveden u proračunu projekta.

Kod projekata koji koriste model jednokratnog financiranja nije potrebno čuvati prateću dokumentaciju, te od strane Europske komisije neće biti financijskih revizija za ovaj model financiranja. Iako neće biti financijskih revizija od strane Europske komisije, potrošnja financijskih sredstava treba se izvršiti prema uobičajenim pravilima  institucije, odnosno sukladno nacionalnom zakonodavstvu.

Zaključak

Dobar proračun omogućava jednostavniju provedbu projekta kao i izbjegavanje grešaka prilikom izvještavanja i eventualnih revizija. Više informacija o financijskim pravilima unutar Programa možete pročitati u Predlošku ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava s objašnjenjima i primjerima (EU Grants AGA — Annotated Grant Agreement), a pitanja možete uputiti i nacionalnim osobama za kontakt za financijska i pravna pitanja.